Excelからの脱却が課題　データ量が多く関数が機能しないことも
課題はExcelからの脱却ですね。それまで他のシステムは入れていませんでした。
社長が作成した関数が入ってるExcelを活用して請求関係、工事台帳、経理の支払い関係もふくめた全部をExcelで管理していました。
データ量が多くなると関数が機能しなかったりすることがありました。
工事台帳をExcelで管理となるとデータ量も多くて、しかも、１か所関数を間違えたりすると連動してしまって、全く正確な数字が出てこないことがありました。

社長「便利そう」と納得　原価管理をシステム化できる点が導入の決め手
KAKUSAの営業の方が来社した際に社長が「便利そうだな」と思って導入にいたりました。
原価管理がシステム化できるという点が決め手です。
もともと、Excelで原価管理はしていたのですが、受注金額の参照がおかしくなって利益の計算が合わなくなってしまいました。システムだったら、計算・集計はきちんとできますからね。

電話サポートで操作方法だけでなく運用の提案も　事務処理の流れも改善　
導入後、本格稼働まで私がKAKUSAで事務業務を行っていました。
当初は何度も電話で操作方法を問い合わせしました。私がうまく説明できなくても、サポート担当の方がわからない点を汲み取ってくれて、わかりやすく教えてくれました。
はじめは自分がわからないところもわかっていなかったです（笑）。
電話で問い合わせを受け付けてくれるところは少ないのですが、やっぱり電話サポートがあって安心しました。
KAKUSAへの入力・操作方法もさることながら運用の提案もしてくださったので、事務処理の流れも改善されました。

社長→原価管理　現場→工事台帳を活用　事務担当はスキル統一と属人化を解消
社長は原価管理で活用ています。注文書/注文請書から一連で管理できるのがうれしい、と言っています。
現場担当者は資材の価格を工事台帳から確認しています。
現在は事務担当者３名でKAKUSAを使って事務業務にあたっています。事務担当者全員が同じ業務をできるようになろうと、事務業務の属人化解消に取り組んでいます。入力内容のWチェックをするので事務担当者のスキルの統一は必要でした。

日報管理　日報入力が20分に短縮　現場確認も即座に
５名分の日報を管理しています。だれがどこの現場に行ったのかを、
別のExcelに入力していたのですが、KAKUSAの日報管理で入力していれば、その手間が省けました。
現場名が長いと意外と入力に時間がかかったりして、、、いまでは毎日の日報入力も20分程度で終わります。

Excelにはないこと　複数人同時入力が可能
事務業務全般にいえますが、Excelだと、2人同時に入力ができませんよね。でも、KAKUSAなら同時に複数人の入力が可能なのがいいですね。本当に小さいことですけど、自分タイミングで入力できないのは案外ストレスです。

また、関数や参照を間違えると他の箇所にも影響しますが、システムだと計算間違いがなくていいですね。

かんたん 誰でも使える・どこでも使える　Excelの課題解消とリモートワークも実現
誰でも使えるのがいいですよね。
Excelだと関数分かっている人じゃないと修正できない。不具合が起こった時に原因を探れません。でもシステムだとその心配がないです。
KAKUSAは操作でわからないことは電話でサポートに問い合わせができるのもよかったです。
それに、操作のパターンって決まってくるので、慣れれば結構かんたんですよね。

また、クラウドシステムだから家でリモートワークができて便利でした。

利益の算出方法は、その工事の「契約金額ー原価」ですよね。
もちろんそれで良いのですが、場合によっては「請求済金額ー原価」で算出したいときもあるんです。両方の見方ができるといいですね。

調べれば出るっていうのは分かっていますが、一覧としてパッと出てきたら嬉しいですよね。