手書き帳簿とExcel集計でリモート不可、集計に時間と手間集計業務の簡素化を目指す
IT系が苦手な会社でして、約3年前までは紙の伝票と帳簿に手書きしていました。月200枚以上届く請求書を私を含めて、4人の経理・事務員で分担して記
入していました。
手書きの帳簿ですと、だれかが帳簿を持ち出したり使用していると、他の人は記入作業や内容確認ができない、出先やリモートワークをしたい日も帳簿の確認のため、出社しなければならないといった状況でした。
Excelでの集計作業にも時間はかかっていました。全角半角など、ひとによって入力の仕方が違ったりして、きれいな数字が拾えませんでした。また、どのフォルダーに保存するかをルール化もできていませんでした。
年に1度ゼネコン別の受注額の集計を出さなければならないのですが、紙の帳簿を1枚1枚めくって、計算して、、、と作業効率が悪く時間がかかっていたので、集計業務の簡素化をしたかったです。

ITコーディネーター選定温度感と「脱Excel」に共感
シンプル画面と手厚いサポート、価格も魅力で導入決定
KAKUSAを知ったきっかけは、沖縄県の助成金を活用し、ITコーディネーターでもある中小企業診断士の方に選定していただいたことです。診断士の方からは、KAKUSA以外にも4社ほど提案がありました。
KAKUSAの導入の決め手は温度感が一番近かったからです。
ウェブサイトに書かれていた「Excelからの脱却」というワードにまさに当社だな！と感じました。
他のシステムのデモも見ましたが、難しそうに感じてしまいました。KAKUSAはTOP画面のメニューの並びがシンプルで見やすかったのと、サポートが⾧いの
も助かりました。対応が親身だと感じました。
初期導入費用も安くて、価格が良心的。決裁をもらいやすかったです（笑）。

各担当者がそれぞれの業務に応じて利用
入力者がわかって問合せもすぐできる
当社では、営業担当者5名と経理・事務担当者4名が、それぞれの業務に応じてKAKUSAを利用しています。
受注は営業が工事受注時に入力。
請求は営業と事務員で内容に応じて入力と出力。
仕入は事務員が仕入先からの請求書受領時に入力。
入金・支払は経理、経費は経費発生時に入力しています。
工事台帳は営業と事務員が必要に応じて参照しています。
誰が入力したかがわかって、内容確認が必要な際に、入力者に直接問い合わせることができるのがいいですね。

KAKUSAで月次集計が効率化再入力不要で確認に注力、データ分析へ期待
いままでは営業担当が、Excelに入力した請求内容をプリントアウト→事務担当へ紙で受取→事務担当がExcel売上帳に入力していたのですが、それが不要になり、営業が入力した請求内容を事務員が各自のデスクからKAKUSAで確認できるようになりました。
月ごとのレポートを作成するのですが、集計作業が効率化されました。
KAKUSAからデータをCSV形式でダウンロードし、必要な形に加工できるようになりました。データの再入力が不要になり、金額の入力ミスの心配がなく
なりました。
また、入力作業に時間をとられるのではなく、内容の確認作業に時間を使えるのはありがたいですね。さらに、今後はデータの分析もできるようになりたいですね。

導入後、まずは経理の私から稼働を開始しました。間もなくExcelからの移行期間が終了して本稼働に移ります。
（2月の決算処理が落ち着き次第、Excelを脱却予定です。）
次のステップとして見積機能を活用できるようにしたいです。

手書きやExcelから脱却したい、という業者さんへおすすめしたいです。
転記作業の負担や、手書きによるミスが解消されるので。

CSVインポート機能があると、データ入力の効率が向上し、さらに便利になるかと思います。また、複数メニューを同時に操作できると嬉しいですね。