Excelでの業務が複雑化し引継ぎが困難に
Excelでの業務に限界を感じていた
当社では、以前から業務の引き継ぎが課題となっていました。
今後、さらに引き継ぎが必要となる状況になった際、Excelでは説明が難しいという声があり、ある程度システム化されていた方が、説明しやすいのではないかという話になりました。
Excelは担当者ごとに独自のクセや複雑な数式が存在するため、数式などを変更してしまうと、内容が分からなくなってしまうことがあります。
Excelは自由度が高いのですが、反面、各担当者が自由に操作してしまう傾向がありました。それは良いのですが、第三者に説明する際には、操作した本人しか理解できず、大変困っていました。

IT導入補助金をきっかけにKAKUSAの導入を検討
電話でのサポートが受けられる点が大きな安心感に
IT導入補助金を活用して導入を検討していたしましたが、実際に触ってみるまでシステムの使い勝手が分からず、不安を感じていました。
KAKUSAは、フォロー・サポート体制が充実していると伺い、安心して導入できると判断しました。特に、電話でのサポートが受けられる点が、大きな安心感につながりました。
実際に、機能について不明な点があった際には、電話サポートを積極的に活用しました。メールやチャットでのサポートが多いクラウドサービスの中で、電話で直接やり取りできる点が非常に助かりました。
電話でのやり取りは、問題を伝えやすく、言葉のニュアンスも伝わりやすいと感じました。
文章で説明することが苦手なため、電話でのサポートは非常にありがたかったです。

請求入力～発行・工事原価管理がKAKUSA1つで
入力ルールの統一でExcelより安心。
KAKUSAを実際に触ってみて、個人的にはExcelよりも安心感がありました。
誰が入力しても変わらない、という点は本当に助かっています。
入力の仕方が統一されて、バラバラにならずに済むので、そこが一番安心できたところです。
KAKUSA導入後は、請求機能と原価管理を主に使っています。
請求入力は、工事担当者が入力。請求書はKAKUSAで印刷したものをそのまま請求先に送っています。
当社は、工事担当者が何人もいるので、作成方法がルール化されていないと困る状況でした。
以前は、Excelで数字をまとめて、請求書作成ソフトで請求書を作成して、印刷・発行という作業を行っていました。
それが今はKAKUSA1つでできますし、原価の管理も可能なので本当に便利になりました。
1物件ずつ請求や入金の履歴を見られるのも良いですね。

KAKUSA導入で集計が大幅効率化
Excel時代は4時間、KAKUSAなら数分
昨日、急遽、社⾧から「3期分の売り上げと原価を各期別に集計して出して」と指示がありました。
2期分はKAKUSAで確認でき、5～10分で完了いたしましたが、1期分はKAKUSA導入前のExcelデータでしたので、集計に4時間かかりました。
Excelですと1件1件数字を拾って、集計しなおしが必要ですが、KAKUSAでは集計もワンクリックで出力されるので、非常に助かります。
Excelでは問題が起きるたびに、数式や参照を組み込んでいたので、そのたびに使い方の社内アナウンスが必要でした。KAKUSAだととそれも不要になりました。

KAKUSAで事務作業が大幅効率化 入力簡略化でストレス
軽減、労務費管理も実現
事務担当者2人の使用頻度が一番多いのですが、入力がとにかくしやすいです。
以前のExcel使用の時は、物件ごとにファイルで管理していて、1社の請求の中に複数物件がある場合はその物件のファイルを探さなければなりませんでした。また、毎回その物件の業者さんの名前と数字を入力しなければならなかったのも手間でした。
KAKUSAでは業者さえ指定すれば、工事番号と数字を入力するだけでいいので、作業効率が全然ちがいます。1社の仕入を入力をするときにも一つの画面でできるようになったので、ストレスが減りました。物件数が増えれば増えるほど、効率化を実感できます。
KAKUSAを導入し、事務作業の効率化をはかることができて手が回るようになり、以前から「やらなきゃね、、、」と課題になっていた労務費の管理もできるようになりました。

請求書発行後、1か月分の請求入力データをCSV出力して会計ソフトに移行、反映させたいです。

会社の規模が小さいことを理由にシステム導入をためらっている企業の方 システム導入によって業務の負担軽減や経営の安定化が期待できますよ
「会社の規模が小さいから、システムを入れる必要がない」と思っていらっしゃる方にこそ進めたいです。
二重請求や未請求というのは管理ができていないから起きるんですよね。
一人でやってらっしゃる方は、現場で作業し、自分で請求書も発行してで大変ですよね。原価の管理も後回しになりがちです。
よく「管理しきれない」ということを聞くのですが、だとしたら簡単に請求書の発行もできるので、KAKUSAを入れることによって、逆に手間が減るのかとも思います。入金の確認も簡単にできますしね。

残業・深夜割増・休日出勤の時間管理ができるようになるといいですね。